Règlement 2021 pour les exposants dans le chapiteau du Xmas Festival de Woluwe-Saint-Pierre

A. CONDITIONS PARTICULIÈRES :

Il a été convenu entre les deux parties sous signataires ci-après nommés EXPOSANT et ORGANISATEUR ce qui suit :

A1. L'exposant : (informations à compléter dans le formulaire de demande de réservation)

Marque :

Nom, Prénom :

Adresse complète :

Ou représenté par (nom et adresse) :

A2. L'organisateur :

WindBag Communication scrl

Rue Victor Allard 88

1180 Uccle

A3. Nature, date et lieu de l'événement :

- Xmas Festival : événement de Noël

Concept spécifique : événement de Noël qui se veut DURABLE, exposition d’artistes, présence d’artisans, créateurs, produits du terroir, restauration slow food - Sous chapiteau chauffé ou sous chalets.

- Dates et lieu : 14 au 19 décembre 2021 – Place Dumon à Stockel (1150 Woluwe-Saint-Pierre)

- Heures d’ouverture :

LE CHAPITEAU & LE VILLAGE D'ACCUEIL

Lundi 13/12/2021 :

à partir de midi : Installation des stands

Mardi 14/12/2021 :

10h – 18h00 : Installation des stands
18h – 22h : Soirée d’inauguration, vernissage de l’exposition d’artistes en arts plastiques et soirée business to business

Mercredi 15/12/2021 :

10h – 21h00 : Ouverture au public

Jeudi 16/12/2021 :

10h – 21h : Ouverture au public

Vendredi 17/12/2021 :

10h – 22h : Ouverture au public

Samedi 18/12/2021 :

10h – 21h : Ouverture au public

Dimanche 19/12/2021 :

10h – 18h/2020 : Ouverture au public
A partir de 18h: Démontage des stands (au finish)

Lundi 20/12/2021 :

Démontage du chapiteau

Cet horaire est provisoire et pourra être élargi. L’exposant devra s’aligner sur le dernier horaire qui vous sera communiqué lors du dernier mail envoyé avant l'événement (généralement dénomé "Dernières infos, derniers rappels").

Remarque :

- Le Xmas Festival est accessible au grand public selon les heures précitées. Pour des raisons de service mais également de sécurité (vols, casses, dégradations ou détérioration du matériel), l’exposant doit être en place au moins un quart d’heure avant l’ouverture au grand public. Dans le cas contraire, les stands seront ouverts par l'organisateur (se déchargeant de toutes responsabilités en cas de vol, casse,...) afin de respecter une homogénéité et un bon accueil aux visiteurs. En cas de problème imprévu, les organisateurs sont à votre écoute au numéro d'urgence qui vous sera communiqué avant l'événement dans un mail rappelant les informations pratiques ainsi que les derniers détails d'organisation (généralement dénommé "Dernières infos, derniers rappels"). Aucun stand ne pourra être démonté dans le chapiteau avant le Dimanche à 18h. L’exposant s’engage à respecter les horaires d’ouverture précités en assurant une ouverture et une permanence de son stand.

En cas de fermeture avant l’heure prévue sans autorisation préalable de l’organisateur, ce dernier se réserve le droit de retenir un montant de 50€ sur la caution de l’exposant. En cas de récidive, l’organisateur se réserve le droit d’expulser l’exposant du Xmas Festival.

B. INFORMATIONS ET CONDITIONS PRATIQUES :

B1. Stands :

Un "stand" peut-être soit un emplacement sous tonnelle (dimensions variables), soit une table, soit un emplacement ouvert sans structure autre que le chapiteau dans lequel se déroule l'événement (m² et emplacements variables).

Ayant mis à disposition, sous chapiteau chauffé, les emplacements nus sous plancher, équipés d’une prise (800 watts), les organisateurs qui se chargent de la décoration générale, auront satisfait à leurs obligations envers les participants.

Chaque exposant devra décorer, et animer son stand dans la mesure du possible, de manière à ce qu’il soit accueillant et interactif pour le public.

Pour des raisons de sécurité, les chauffages d’appoint sont strictement interdits dans le chapiteau, déjà équipé à ce sujet.

Chaque exposant s’engage à laisser son stand et ses abords propres et accueillants durant toute la période du Xmas Festival. Son emplacement devra être rendu non dégradé, propre et sans déchet, au moment où il quittera le Xmas Festival. L’exposant se munira donc de sacs poubelle et emportera ceux-ci chaque soir. Il sera procédé à un contrôle rigoureux à la fin de chaque journée. En cas de manquement, une pénalité budgétaire de 50€ pourrait être perçue sur la caution demandée avant l'événement.

B2. Emplacements :

L'organisateur se réserve le droit de la disposition de tous les emplacements (excepté ceux achetés avec un prix majoré permettant à l'exposant de choisir son emplacement (stands bis)), l'attribution des stands à chaque exposant ainsi que l'organisation du déroulement de la manifestation.

Les surfaces sont toujours attribuées dans le respect absolu des inévitables contraintes techniques, des normes de sécurité et d’une déontologie de loyale concurrence entre les exposants. De même, pour des raisons techniques, certaines surfaces pourront être amputées de quelques centimètres (chauffage, électricité, arrivée d'eau,...).

B3. Nature des prestations et modalités de paiement :

L'organisateur propose différents types de stands :

TYPE A :

Type A1 : 4m d’ouverture x 2,70m de profondeur (1 grand côté ouvert)

Type A1 bis: 4m d’ouverture x 2,70m de profondeur de votre choix (1 grand côté ouvert) de votre choix

Type A2 : 4m d’ouverture x 2,70m de profondeur (2 côtés ouverts)

Type A2 bis: 4m d’ouverture x 2,70m de profondeur (avec 2 côtés ouverts) de votre choix

Type A3 : 4m d’ouverture x 2,70m de profondeur en coin (avec 3 côtés ouverts) ou stand de type A2 avec devanture

Type A3 bis: 4m d’ouverture x 2,70m de profondeur en coin (avec 3 côtés ouverts) ou stand de type A2 avec devanture; de votre choix

TYPE B :

Type B1 : 2m d’ouverture x 2,70m de profondeur (1 petit côté ouvert)

Type B1 bis: 2m d’ouverture x 2,70m de profondeur (1 petit côté ouvert) de votre choix

Type B2 : 2m d’ouverture x 2,70m de profondeur en coin (donc 2 ouvertures)

Type B2 bis: 2m d’ouverture x 2,70m de profondeur en coin (donc 2 ouvertures) de votre choix

Type B4 : 2m d’ouverture x 2,70m de profondeur en coin (donc 2 ouvertures) --> PAS présent lors de la soirée d'inauguration

Type B2 bis: 2m d’ouverture x 2,70m de profondeur en coin (donc 2 ouvertures) de votre choix --> PAS présent lors de la soirée d'inauguration

TYPE C :

Type C1 : Étal de +/- 5m x 1m au milieu du chapiteau

Type C2 : Étal de 2m d'ouverture x 1,5m de profondeur sans tonnelle

Type C2 bis : Étal de 2m d'ouverture x 1,5m de profondeur sans tonnelle de votre choix

Type C3 : Étal de 2m d'ouverture x 1,5m de profondeur sans tonnelle dans un espace commun avec 2 autres exposants

Type C3 bis : Étal de 2m d'ouverture x 1,5m de profondeur sans tonnelle de votre choix dans un espace commun avec 2 autres exposants

MODALITES DE PAIEMENT :

Un acompte de 40% du montant global est à payer à la réservation
Un second acompte de 20% est à payer pour le 1^er septembre
La réservation d’un stand sera considérée comme définitive dès le paiement du solde (40%) à régler pour le 19 novembre au plus tard. Passé ce délai la réservation sera considérée comme annulée.
Une caution de 300€ devra être versée en même temps que le solde. Celle-ci sera restituée après l’événement si aucun dégât et/ou pénalité n’aura été constaté.

Voir toutes les conditions d'annulation au point D. ANNULATION.

Pour des raisons de sécurité (évacuation en cas de danger) et de bonne circulation du public, les exposants ne peuvent en aucun cas élargir l'espace de leur stand sur les allées. Une attention particulière est demandée pour les stands aux abords des issues de secours qui doivent toujours rester, par ordre de police, totalement accessibles. Chaque exposant doit être en possession d'un extincteur dans son stand.

B4. Raccordement électrique :

Un raccordement de 800 watts, est prévu gratuitement dans chaque stand. Les exposants sont donc priés de se munir de multiprises et de rallonges règlementaires en bon état de fonctionnement et en suffisance. Nous vous rappelons qu'une rallonge doit être entièrement déroulée pour éviter tous risque de surchauffe.

Les stands sont fournis sans lampes et éclairages intérieurs. L'éclairage général du chapiteau n'étant pas suffisant pour créer une ambiance chaleureuse dans chaque stand, chaque exposant doit donc prévoir toutes les lampes et éclairages pour l'intérieur de son propre stand. Attention, il est OBLIGATOIRE d'utiliser du LED. Tout matériel ne respectant pas cette obligation sera automatiquement confisqué.
Aussi, dans une démarche de rendre le Xmas Festival plus "durable", l'organisateur veut tendre à une consommation énergétique plus raisonnée et plus juste. Pour ce faire, il est demandé à l'exposant de fournir, dans son formulaire de commande de son emplacement, la liste exhaustive des appareils électriques qu'il compte utiliser lors de l'événement. Cette liste ne pourra être modifiée que sur demande écrite auprès de l'organisateur.

Lors de la commande de son stand, chaque exposant peut préciser dans le formulaire le souhait d'un supplément électrique outre les 800 watts fournis d'office. Un supplément de 50€ pour les frais de renforcement sera facturé (800 watts supplémentaires soit 1600 watts en tout).

Les bouilloires, réchauds, micro-ondes, machine à café, radiateurs électriques,... sont proscrits dans le chapiteau.

B5. Montage/démontage :

Chaque exposant pourra commencer le montage de son stand à partir du lundi 13/12 à 12h (jusque 20h) et terminer le mardi 14/12 pour 17h45 au plus tard. Un gardiennage de nuit est assurée dès le montage et ensuite durant toute la période de l’événement (cf C4 Responsabilité – Assurances).

Il est permis aux exposants d'arrêter leur véhicule dans les zones de livraisons tout autour de la place Dumon, uniquement en cas de chargement et déchargement lors du montage, démontage ou réapprovisionnement du stock avant les ouvertures quotidiennes au grand public. Tout véhicule stationnant sans être occupé à charger/décharger ou encore stationné au moment de l'ouverture quotidienne au grand public, sera évacué par ordre de police.

Avant l'événement, les exposants recevront dans un mail d'information, un plan indiquant les zones de stationnements gratuits d'application à Woluwe-Saint-Pierre (pas de zones spécifiquement prévues pour les exposants). Les exposants sont priés de stationner dans ces zones. L'organisation décline toute charge financière pour le paiement de parking hors de ces zones réglementées.

Afin de faciliter le démontage du chapiteau le lundi 20/12, tous les exposants doivent vider leur emplacement à partir de dimanche 19/12 à 18h00 et jusqu'au finish. Marchandises, matériels, décorations, déchets, ordures etc... doivent impérativement être évacués des stands le dimanche.

B6. Aménagement et Décoration :

Lors de la commande de son stand, chaque exposant peut choisir de prendre ou non une chaise et table (74cm x 150cm) fournie gratuitement par les soins de l'organisateur. Chaque exposant est responsable de l'aménagement et la décoration de son stand (tables supplémentaires, chaises, rallonges, enrouleur, éclairage, système d’accroche, décoration,…). Toute décoration doit être faite conformément aux recommandations de l'organisation.

Il est interdit de clouer, punaiser, agrafer,... sur les parois du stand. Tous les stands doivent être rendus dans leur état initial. En cas de manquement, un dédommagement sera prélevé de la caution ou facturé à l'exposant si la caution ne suffit pas.

Par souci de cohérence et de pertinence, tous les stands doivent être impérativement décorés sur le thème de Noël, afin de créer une atmosphère et un esprit de fête.

Chaque exposant doit pourvoir au matériel et outil nécessaire pour le montage de son stand (échelle, ciseaux, pinces, ruban adhésif, cutter, balais, etc..).

B7. Taxes - Impôts :

Les taxes et/ou impôts quelconques qui seraient réclamés par l’Etat, la Région, la Province ou la Commune à l’occasion du marché de Noël, sont à charge des participants.

B8. Publicité – Prix – Remises sur les produits :

Les indications de promotions ou de remises sont proscrites. Les participants sont tenus de se conformer aux lois en vigueur à propos des prix.

B9. Soirée d’inauguration :

Avant l'événement, chaque participant recevra d'office des invitations électroniques à la soirée d'inauguration, et sur demande, des invitations cartons. Les frais de port sont à charge du participant.

C. CONDITIONS GÉNÉRALES :

La durée de l'événement étant déterminée dans les conditions particulières reprises dans ce contrat, celui-ci prend fin automatiquement à la date fixée de clôture.

L'organisateur se charge de la communication, médiatisation et publicité de l'événement. Cependant, des invitations, outils web,... sont mis à disposition, à sa demande, de l'exposant pour une plus large diffusion.

C1. Admission :

Les organisateurs se réservent le droit du choix des exposants. Ceux qui répondent le mieux aux critères de durabilité, d’originalité, d’authenticité, de qualité seront choisis en priorité parmi les produits spécifiquement assimilés aux cadeaux de fin d’année et à de la restauration de qualité (GoodFood).

Dans le formulaire de commande de son stand, l'exposant doit noter les valeurs de durabilité auxquels il répond : « social – économique – écologique – équitable ». Son implication dans cette démarche sera alors affichée dans son stand pour que chaque client puisse acheter en toute conscience de la démarche suivie par l'exposant.

Dans l'objectif de durabilité auquel l'organisateur veut tendre un maximum, l'exposant s'engage à mettre tout en oeuvre pour proposer des emballages écologiques ou respectueux de l'environnement.

Sans accord préalable des organisateurs, il est interdit aux participants de sous-louer leur stand (en partie ou en totalité) et/ou de le faire sponsoriser par un tiers. Tout exposant qui contreviendrait à cette disposition sera automatiquement exclu du marché.

C2. Vente :

L'exposant est entièrement responsable des ventes effectuées lors du Xmas Festival.

Du point de vue fiscal, l'exposant doit se conformer aux lois, normes et règlements en vigueur, notamment en ce qui concerne la déclaration volontaire et obligatoire de tous revenus aux services fiscaux qui peuvent effectuer des contrôles. Il est également responsable envers les acheteurs : qualités des œuvres/produits vendus, du service après-vente s'il y a lieu... et s'engage à respecter la qualité des articles présentés.

Par ordre de police, la vente d’articles pyrotechniques (pétards, fusée, etc.) est strictement interdite.

C3. Représentation :

L'exposant, pour le bon déroulement de son exposition, se doit d'être présent tout au long de la manifestation (telle que décrite ci-dessus) ou de se faire représenter par un tiers de son choix. Le représentant doit alors être signalé en tant que tel à l'organisateur.

L'horaire repris dans ce règlement peut être provisoire et pourra éventuellement être élargi. L’exposant devra s’aligner sur le dernier horaire qui vous sera communiqué lors du dernier mail envoyé avant l'événement (généralement dénomé "Dernières infos, derniers rappels").

C4. Responsabilité – Assurances :

L'organisateur prend toutes les dispositions utiles en ce qui concerne la surveillance et la sécurité du lieu de l'événement pendant la nuit. Il décline néanmoins expressément toute responsabilité du chef d’accidents, de vols ou de dégâts matériels quelconques, et ce, sans limitation aucune.

L’organisateur ne pourra donc en aucun cas être tenu pour responsable en cas de pertes, de vols, de dégradations ou d’accidents (incendie, fuites, inondations, infiltrations de pluie, etc…) survenus durant les heures d'ouverture et de fermeture du marché.

Les participants sont seuls responsables de leur stand et de son contenu ainsi que des dommages causés à des tiers par le fait de ceux-ci.
L’organisateur conseille donc vivement à l’exposant de consulter son assureur habituel en vue d’établir un avenant pour leur activité pendant la durée du marché.

L'organisateur décline toute responsabilité en ce qui concerne les accidents qui peuvent survenir pendant les manœuvres d'installation et de rangement du marché, ou du fait de la présence de véhicules devant le lieu de l'exposition.

L'exposant se doit de respecter le lieu et le matériel mis à sa disposition. En cas de dégradation majeure, l'organisateur sera en droit de réclamer des indemnités à l'exposant responsable.

L'exposant s'engage à se conformer à la législation en vigueur en matière de sécurité. Il s'engage également au respect formel des normes de sécurité diverses qui lui seront transmises par l'organisateur à l'approche de l'événement (normes pompiers, normes sanitaires,...)

Les organisateurs ne pourront pas non plus être tenus pour responsables de dommages survenus sur les véhicules stationnés aux abords du Xmas Festival.

L’organisateur décline toute responsabilité, sur les statuts juridiques de chacun des exposants, et des marchandises vendues lors du Xmas Festival.

C5. Police du Xmas Festival :

La police du Xmas Festival est exercée par les organisateurs qui se réservent le droit d’expulser les personnes ou firmes dont le comportement risquerait de porter préjudice au bon déroulement de la manifestation.

Les ventes ambulantes et le flyering dans les allées du chapiteau et aux alentours de ce dernier, sont strictement interdites.

De même, tout objet ayant une influence néfaste sur l’aspect général (esthétique ou autre) ou sur le bon déroulement du marché, devront être retirés ou déplacés sur simple demande des organisateurs.

D. ANNULATION :

40% du montant global de la réservation (acompte 1) est à payer à la réservation
20% du montant global (acompte 2) est à payer pour le 1^er septembre 2021
Le 15 novembre au plus tard, les organisateurs communiqueront aux exposants les règles d’organisation du Xmas Festival en fonction des règles Covid-19 en vigueur à cette date.
- Si l’événement peut avoir lieu :
  Le paiement du solde (40%) ainsi que la caution devront être effectués au plus tard pour le 19 novembre 2021.
  Toute demande de désistement devra donc être communiquée à l'organisateur au plus tard pour cette date, les acomptes 1 et 2 versés ne sont alors pas remboursés ; le solde et la caution quant à eux pourront être remboursés s’ils ont déjà été payés.
  
  Passé ce délai, les organisateurs se réservent le droit de garder l'entièreté du paiement (excepté la caution) sauf si l'exposant propose un remplaçant qui convient aux critères de durabilité, d'originalité, de qualité et de Good Food de l'organisateur. Dans quel cas, le remboursement total pourra être fait une fois que le remplaçant s’est acquitté de son versement.

Si l’événement ne peut pas avoir lieu pour cas de force majeure :
Avant le 15/11 : L'organisateur s'engage à rembourser dans les plus brefs délais l’exposant ; gardant cependant 30% du montant global initialement dû (hors caution qui sera totalement rétribuée) pour le travail qu’il aura effectué tout au long de l’année et pour pouvoir couvrir les éventuels acomptes dus à ses fournisseurs.

Après le 22/11 : L'organisateur s'engage à rembourser dans les plus brefs délais l’exposant ; gardant cependant 50% du montant global initialement dû (hors caution qui sera totalement rétribuée) pour le travail qu’il aura effectué tout au long de l’année et pour pouvoir couvrir les éventuels acomptes dus à ses fournisseurs.

Attention, aucune annulation de la part de l’organisateur ne pourra faire l’objet d’un versement d’une quelconque indemnité à l’exposant.

En cas de force majeure ou en cas d’événements imprévus, hors des conditions évoquées ci-dessus, les organisateurs pourront :

Décommander la manifestation projetée, auquel cas, les participants ne pourraient avoir droit qu’à un remboursement partiel du montant versé et ce, sous déduction et prorata des frais engagés.
Changer les dates, la durée et les heures d’ouverture, sans qu’il puisse en résulter, pour les participants, aucun droit à un quelconque dédommagement. Dans ce cas, les contrats existants seraient considérés comme acquis pour les nouvelles dates, heures et durées.

En cas de force majeure ou en cas d’événements imprévus se déroulant pendant la manifestation, aucun remboursement et/ou dédommagement ne pourra être demandé à l’organisateur.

L’organisateur se réserve en outre le droit de prendre toute décision, sans aucun recours, dans tous les cas non prévus par le présent règlement.

Tout litige sera du ressort du Tribunal de Bruxelles.

En remplissant son formulaire d’inscription, l’exposant déclare avoir pris connaissance de ce règlement et des conditions de participation au Xmas Festival de Woluwe-Saint-Pierre 2021 et s'y souscrire sans réserve.