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Règlement 2017 pour les exposants du village de la convivialité du Xmas Festival

A. CONDITIONS PARTICULIÈRES : 
Il a été convenu entre les deux parties sous signataires ci-après nommés EXPOSANT et ORGANISATEUR ce qui suit :

A1. L'exposant : (informations à compléter dans le formulaire d’inscription)

Marque :

Nom, Prénom :

Adresse complète :

Ou représenté par (nom et adresse) :

A2. L'organisateur :

WindBag Sprl

Rue Victor Allard 88

1180 Uccle

A3. Nature, date et lieu de l'événement :

-        Xmas Festival : événement de Noël

Concept spécifique : exposition d’artistes, présence d’artisans, produits du terroir, restauration slow food - Sous chapiteau chauffé ou sous chalets.

-       Dates et lieu : 13 au 17 décembre 2017 – Place Dumon à Stockel (1150 Woluwe-Saint-Pierre)

-       Heures d’ouverture :

LE CHAPITEAU & LE VILLAGE D'ACCUEIL 

Mardi 12/12 :        

  • à partir de midi : Installation des stands + des chalets

Mercredi 13/12 :            

  • 10h – 17h45 : Installation des stands + des chalets
  • 18h – 22h : Soirée d’inauguration, vernissage de l’exposition d’artistes en arts plastiques.

Jeudi 14/12:

  • 10h – 21h00 : Ouverture au public

Vendredi 15/12:

  • 10h – 22h : Ouverture au public

Samedi 16/12 :        

  • 10h – 21h : Ouverture au public

Dimanche 17/12 :      

  • 10h – 18h : Ouverture au public
  • A partir de 18h: Démontage des stands (au finish)

Lundi 18/12 :            

  • Démontage du chapiteau + des chalets

 

Cet horaire est provisoire et sera sans doute élargi en fonction des soirées VIP. L’exposant devra s’aligner sur ce nouvel horaire.

Remarque :

-       Le Xmas Festival est accessible au grand public selon les heures précitées. Dans un soucis d'homogénéité et d'un bon accueil aux visiteurs il est primordial d'être ouvert au plus tard un quart d'heure avant. En cas de problème imprévu, les organisateurs sont à votre écoute au numéro d'urgence qui vous sera communiqué avant l'événement dans un mail rappelant les informations pratiques ainsi que les derniers détails d'organisation. En cas de non respect des horaires minimum imposés, votre candidature pourra ne pas être retenue pour les éditions suivantes. Aucun stand ne pourra être démonté avant le Dimanche 17/12 à 18h. L’exposant s’engage à respecter les horaires d’ouverture précités en assurant une ouverture et une permanence de son stand.

 

B. INFORMATIONS ET CONDITIONS PRATIQUES :

B1.  Chalets :

Ayant mis à disposition les chalets nus, sous plancher, équipés d’une arrivée électrique (800 watts), les organisateurs qui se chargent de la décoration générale du quartier de Stockel, auront satisfait à leurs obligations envers les participants. Les chalets sont fournis sans lampes et éclairages intérieurs, ni chauffage. 

Chaque exposant devra décorer, et animer dans la mesure du possible, son chalet pour qu’il soit accueillant et interactif avec le public. Dans cette idée, chaque exposant devra prévoir de quoi recevoir ses clients avec des manges-debouts,... Ceci est obligatoire afin que les clients de l'un ne monopolisent pas, par manque d'infrastructure, les tables d'un autre exposant sans consommer chez lui.

Les chauffages d’appoint sont à charge et responsabilité de l'exposant. Ils seront contrôlés par les pompiers avant l'ouverture du Xmas Festival. Les chauffages électriques ne sont pas admis. L'organisateur se réserve également le droit d'interdire tout appareil qui pourrait causer des problèmes dans son installation. 

Chaque exposant s’engage à laisser son chalet, et ses abords, propres et accueillants tout au long du Xmas Festival. Le chalet devra être rendu propre, sans déchet, sans accroches, agrafes,... au moment où il quittera le Xmas Festival. L’exposant se munira donc de sacs-poubelles et le déposera chaque soir dans la zone prévue à cette effet. Il sera procédé à un contrôle rigoureux à l’issue de chaque journée. En cas de manquement, une pénalité budgétaire de 50€ pourrait vous être demandée.

Chaque soir, les chalets doivent être fermés par l'exposant qui se munira lui-même d'un cadenas (voir schéma descriptif).

B2.  Emplacements :

L'organisateur se réserve le droit de la disposition de tous les emplacements, l'attribution des chalets à chaque exposant ainsi que de l'organisation du déroulement de la manifestation (les besoins et contraintes de chacun sont, dans la mesure du possible, pris en compte).

Cependant, les surfaces attribuées le sont toujours dans le respect absolu des inévitables contraintes techniques, des normes de sécurité et d’une déontologie de loyale concurrence entre les exposants et à l'égard des commerçants proches.

B3. Nature des prestations et modalités de paiement :

 

 Type C3

Restaurants/Bars dans le Village Festif côté entrée de chapiteau

 Chalet 2017 C3 schema

50% du montant global de la réservation (acompte) est à payer à la réservation. L'acompte versé ne sera pas remboursé en cas d'annulation.

Le solde est payable pour le 27 octobre 2017 au plus tard ; passé cette date, l’emplacement sera libéré en faveur d’un autre participant. L'acompte déjà versé restera alors acquis aux organisateurs.

 

B4. Raccordement électrique :

Un raccordement de 800 watts est prévu dans chaque chalet. Les exposants sont donc priés de se munir de multiprises et de rallonges règlementaires en bon état de fonctionnement et en suffisance.

Les chalets sont fournis sans lampes et éclairages intérieurs. Ceux-ci doivent donc être prévus par l'exposant.

Merci de préciser dans le formulaire d’inscription si vous souhaitez un supplément électrique (or les 800 watts prévus). Une offre de prix vous sera faite selon votre demande.

Les bouilloires, réchauds, micro-ondes et radiateurs électriques sont soumis à autorisation expresse des organisateurs sur base d'une fiche technique remplie par l'exposant. 

L'utilisation de gaz doit également faire l'objet d'une autorisation expresse sur base d'une fiche technique. L'exposant est prévenu du passage des pompiers, avant ouverture le mercredi 12h, qui seront seuls à pouvoir donner l'autorisation d'usage, après vérification du matériel. Les organisateurs ne peuvent en aucun cas être tenus pour responsables d'un refus éventuel. 
Les exposants des chalets doivent disposer des mange-debouts, une tonnelle,... aux abords de leur chalet en n'oubliant en aucun cas de mettre à disposition une poubelle pour les déchets (attention à l'esthétique de votre zone) et en laissant toujours une distance minimum d'1,50m de passage, par ordre de police, pour les piétons.

Chaque exposant doit être en possession d'un extincteur et d'une couverture anti-feu dans son chalet.

B5. Montage/démontage :

Les horaires du montage/démontage se trouvent au point A.3. Une garde est assurée dans le chapiteau les nuits tout le long de l’événement et de son montage. Les alentours seront surveillés par la police mais aucun gardiennage en tant que tel n'est prévu.

Il est permis aux exposants d'arrêter leur véhicule le long du chapiteau, sur le terre-plein de la place Dumon, uniquement en cas de chargement et déchargement lors du montage, démontage ou réapprovisionnement du stock avant les ouvertures quotidiennes au grand public. La carte parking fournie avant l'événement devra dans ce cas obligatoirement être apposée sur le pare-brise complétée. Les véhicules ne disposant pas de la carte chargement/déchargement seront évacués par ordre de police. Tout véhicule encore stationné au moment de l'ouverture quotidienne au grand public sera évacué par ordre de police.

Avant l'événement, les exposants recevront dans un mail d'information, un plan indiquant les zones de stationnements gratuits. L'organisation décline toute charge financière pour le paiement de parking hors des zones de stationnement gratuites.

B6. Aménagement et Décoration :

Chaque exposant est responsable de l'aménagement et la décoration de son stand et prévoit son matériel d'exposition (chaises, rallonges, enrouleur, éclairage, système d’accroche, décoration,…). Il se conformera aux recommandations des organisateurs pour assurer une cohérence dans la décoration générale de l'événement. 

Il est permis de clouer, punaiser,… dans les parois en bois du chalet sous la condition de le faire respectueusement et sans provoquer de dégâts pour que le chalet puisse être rendu dans l’état dans lequel il vous aura été remis. Les agrafes, clous, papier collant,... devront être retirés au moment de la remise du chalet sous peine d'amende. 

Par souci de cohérence et de pertinence, tous les chalets doivent être impérativement décoré sur le thème de Noël, afin de créer une atmosphère et un esprit de fête. Nous n’autorisons aucun logo, aucune banderole,... de sponsors sans demande expresse dans et autour du Xmas Festival et de son village.

Les exposants se muniront de tous les outils et matériaux nécessaires à la réalisation de leur chalet (échelle, marteau, visseuse, pinces, agrafeuse, ruban adhésif, ciseaux, cutter, balais, etc.).

B7. Taxes - Impôts :

Les taxes et/ou impôts quelconques qui seraient réclamés par l’Etat, la Région, la Province ou la Commune à l’occasion du marché de Noël, sont à charge des participants.

B8. Publicité – Prix – Remises sur les produits :

Les indications de promotions ou de remises sont proscrites. Les participants sont tenus de se conformer aux lois en vigueur à propos des prix.

B9. Soirée d’inauguration :

Avant l'événement, chaque participant recevra d'office des invitations électroniques à la soirée d'inauguration, et sur demande, des invitations cartons.  

C. CONDITIONS GÉNÉRALES :

La durée de l'événement étant déterminée dans les conditions particulières reprises dans ce contrat, celui-ci prend fin automatiquement à la date fixée de clôture. 

L'organisateur se charge de la communication, médiatisation et publicité de l'événement. Cependant, des affiches, invitations, matériel web,... sont mises à disposition, sur demande, de l'exposant pour une plus large diffusion.

C1. Admission :

Les organisateurs se réservent le droit du choix des exposants. Ceux qui répondent le mieux aux critères d’originalité, d’authenticité, de qualité seront choisis en priorité parmi les produits spécifiquement assimilés aux cadeaux de fin d’année et à de la restauration de qualité.

Sans accord préalable des organisateurs, il est interdit aux participants de sous-louer leur stand (en partie ou en totalité) et/ou de le faire sponsoriser par un tiers. Tout exposant qui contreviendrait à cette disposition sera automatiquement exclu du marché.

C2. Vente :

L'exposant est entièrement responsable des ventes effectuées lors du Xmas Festival.

Du point de vue fiscal, l'exposant doit se conformer aux lois, normes et règlements en vigueur, notamment en ce qui concerne la déclaration volontaire et obligatoire de tous revenus aux services fiscaux qui peuvent effectuer des contrôles. Il est également responsable envers les acheteurs : qualités des œuvres/produits vendus, du service après-vente s'il y a lieu... et s'engage à respecter la qualité des articles présentés.

Par ordre de police, la vente d’articles pyrotechniques (pétards, fusée, etc.) est strictement interdite.

C3. Représentation :

L'exposant, pour le bon déroulement de son exposition, se doit d'être présent tout au long de la manifestation (telle que décrite ci-dessus) ou de se faire représenter par un tiers de son choix. Le représentant doit alors être signalé en tant que tel à l'organisateur.

C4. Responsabilité – Assurances :

L'organisateur ne peut assurer une surveillance complète du parcours du Xmas Festival mais a demandé des rondes de la police. L'organisateur décline donc expressément toute responsabilité du chef d’accidents, de vols ou de dégâts matériels quelconques, et ce, sans limitation aucune.

L’organisateur ne pourra donc en aucun cas être tenu pour responsable en cas de pertes, de vols, de dégradations ou d’accidents (incendie, fuites, inondations, infiltrations de pluie, etc…) survenus durant les heures d'ouverture et de fermeture du marché.

Les participants sont seuls responsables de leur chalet et de son contenu ainsi que des dommages causés à des tiers par le fait de ceux-ci.
L’organisateur conseille donc vivement à l’exposant de consulter son assureur habituel en vue d’établir un avenant pour leur activité pendant la durée du marché.

L'organisateur décline toute responsabilité en ce qui concerne les accidents qui peuvent survenir pendant les manœuvres d'installation et de rangement du marché, ou du fait de la présence de véhicules devant le lieu de l'exposition.

L'exposant se doit de respecter le lieu et le matériel mis à sa disposition. En cas de dégradation majeure, l'organisateur sera en droit de réclamer des indemnités à l'exposant responsable.

L'exposant s'engage à se conformer à la législation en vigueur en matière de sécurité.

Les organisateurs ne pourront pas non plus être tenus pour responsables de dommages survenus sur leur véhicule, stationné aux abords du Xmas Festival.

L’organisateur décline toute responsabilité, sur les statuts juridiques de chacun des exposants, et des marchandises vendues lors du Xmas Festival.

C5. Police du Xmas Festival :

La police du Xmas Festival est exercée par les organisateurs qui se réservent le droit d’expulser les personnes ou firmes dont le comportement risquerait de porter préjudice au bon déroulement de la manifestation.

Les ventes ambulantes, le flyering,... dans les allées du chapiteau et dans le quartier de Stockel, sont strictement interdites si aucun accord préalable n'a été donné par les organisateurs.

De même, tout objet ayant une influence néfaste sur l’aspect général (esthétique ou autre) ou sur le bon déroulement du marché, devront être retirés ou déplacés sur simple demande des organisateurs.

D. ANNULATION :

Toute demande de désistement devra être communiquée à l'organisateur au plus tard le 10 novembre 2017, l'acompte (50%) versé n'est alors pas remboursé ; le solde quant à lui pourra être remboursé s’il a déjà été payé. 

Passé le 10 novembre 2017, les organisateurs se réservent le droit de garder l'entièreté du paiement sauf si l'exposant propose un remplaçant qui convient aux critères d'originalité et de qualité de l'organisateur. Dans quel cas, le remboursement total pourra être fait une fois que le remplaçant s’est acquitté de son versement. 

En cas de force majeure ou en cas d’événements imprévus, les organisateurs pourront :

Décommander la manifestation projetée, auquel cas, les participants ne pourraient avoir droit qu’à un remboursement partiel du montant versé et ce, sous déduction et prorata des frais engagés.

Changer les dates, la durée et les heures d’ouverture, sans qu’il puisse en résulter, pour les participants, aucun droit à un quelconque dédommagement. Dans ce cas, les contrats existants seraient considérés comme acquis pour les nouvelles dates, heures et durées. 

L’organisateur se réserve en outre le droit de prendre toute décision, sans aucun recours, dans tous les cas non prévus par le présent règlement.

Tout litige sera du ressort du Tribunal de Bruxelles.

En remplissant son formulaire d’inscription, l’exposant déclare avoir pris connaissance de ce règlement et des conditions de participation au Xmas Festival 2017 de Woluwe-Saint-Pierre et y souscrire sans réserve.


 

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WindBag Communication 

Valérie Dallemagne
88, Rue Victor Allard - 1180 UCCLE
Tel : 02/370.61.11 - Fax : 02/370.61.19
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